从情书到商务信函,变的只是对象,不变的是写作知识

电影《北京遇上西雅图之不二情书》中,落魄少女姣爷(汤唯饰)通过信件撩到了帅气的吴秀波大叔,这样的情节让万千少男少女向往可以用信函这种浪漫的方式遇到自己的女神和男神。书信的历史极为久远,几乎是最早出现的远距离沟通方式,虽然在现代它改变载体,但信函依旧是大家常用的沟通方式之一。 在职场中,我们几乎每天都能接触商务信函写作,内容涉及发出邀请、回应请求、解释进展、征求意见、资讯信息等。相比面对面口头交流,信函显得更为正式,而且往来信息的记录和保存也更客观,更符合职场的实际需求。在商务写作中如果不注意信函的写作方式,后果可能就不只是撩不到“男神女神”这么简单了。

    假设你在一家家具公司的市场部工作。公司准备将销售业务拓展到澳大利亚,正在寻找合适的广告公司代理在澳广告业务。你发现N&S广告公司很适发展为合作伙伴,所以需要写信给对方总裁Robbie Johnson先生。在动笔写之前,应该明确三个问题:

1.“我是谁?”“你又是谁?” 这并不是一个让哲学家们想破头脑的问题,在写信的第一步必须要明确自己和对方的身份,即双方各自代表什么、立场如何,双方目前是何关系。在这个场景中你的身份是公司的市场总监,Robbie Johnson先生是潜在合作公司的总裁。

2.“我为什么写这个信件?” 明确写信的目的,可以使信函的中心紧扣主题,不会传递给对方错误或冗余信息。在商务信函中通常有以下几种类型:信息提供、销售、请求申请、投诉建议、感谢祝福等等。在这个例子中,写信的初衷就是我方公司将要开展境外业务,希望可以与对方广告公司合作,开展在澳大利亚的广告宣传。

3. “我要写些什么?” 不同类型的信函,所要包括的内容是不一样的。此场景下的信函必须要包括三个方面:

司介绍。除非是特别熟悉的朋友、同事、合作伙伴,一般的商务信函都需要先做自我及公司介绍。第一次提出合作请求的函件必须要有自己及公司的基本介绍,让对方明确你将在这件事中担任的职责,以及你方公司的整体情况。

明你们公司为什么要在澳大利亚开展业务。合理且可行的业务规划,不但能让对方感受到到你们谨慎的经营态度,同时完善的发展计划也会影响对方对你们发展前景的预判,最终决定是否选择与你们合作。

给出选择对方开展合作理由。澳大利亚的广告公司肯定不止一家,为什么选择与N&S合作?通过对理由的逐条陈述,既点明了双方合作的共赢之处,也体现出自己公司对合作一事的严谨考虑态度,同时表达出合作的诚意。

    另外,写商务信函时要注意格式。一般来说商务信函主要使用以下两种格式:

 1.传统式   先把日期写在信纸的右上角,然后另起一行,从信纸左边开始写称呼,信函正文每一段的第一行都缩进,信尾敬语和签名都写在信纸的右下区域。

 2.全齐头式   信函的日期、称呼、信函正文、信尾敬语和签名都从信函的左边顶格开始写,整封信函无需首行缩进,但段与段之间需要空一行。

在写作过程中还要注意因文化语言的差异而产生的误解。在跨文化交际中,我们一定要了解对方文化中的语言习惯,写作的过程中不应该单纯地将中文翻译成对方语言。例如在与英语系国家的客户发邮件时,很多人以为他们比起中国人来说更加不拘小节,所以在遣词造句上就极其随便,使用命令的句式,这会让对方感觉不适。

    信件中的礼貌不仅表现在称呼中的Dear,和签名时的Sincerely yours,还要在主体内容中表现出来:

 多用please

 多用婉转语气的句型:I was wondering…

 多表感谢

    当然也不能过于生硬,使用一些Big word,只会让读者更加不适。

    在国际人才英语考试(高级)(简称“国才高级”)的书面沟通部分就考察到了撰写商务信函。如同之前的例子,商务信函部分所设置的场景都是在现实工作中经常会遇到的。 当然,“国才高级”的书面沟通部分还考察更多的写作能力,详情如下:

 

“国才高级”书面沟通考试内容与时间

考试内容

考试时间

任务一

撰写信函

25分钟

任务二

撰写报告

25分钟

任务三

撰写提案

40分钟

任务一为撰写信函 考生根据要求撰写一封150词左右的商务信函,内容涉及发出邀请、回应请求、解释进展、征求意见、咨询信息等。本任务考查考生根据给定的商务情境,以特定身份向指定对象描述、解释、说明情况的能力。

任务二为撰写报告 考生阅读一份商务图表,按要求撰写一份150词左右的报告。本任务考查考生描述、比较、概括图表关键信息的能力。

任务三为撰写提案 考生根据要求撰写一份300词左右的商务提案,考生需提出并论证某一提议。本任务考查考生根据给定的商务情境,以特定身份向指定对象阐明目的、分析现状、解释需求及进行论证的能力。

 

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